كيف يحل Office بدون ورق معضلة إدارة الملفات؟

دعنا نتحدث أولاً عن مدى تعتيم المكتب التقليدي: خزانة الملفات ممتلئة ، ويستغرق الأمر وقتًا طويلاً للعثور على عقد ؛ يتم فقد الوثائق المهمة بسهولة أو تلفها ؛ تمر الإدارات المستندات مثل لعب "تمرير الطرود". يمكن حل هذه المشاكل بفعالية بواسطةنظام المكتب بدون ورق.

1. الإيداع الإلكتروني يحل محل تراكم الورق

إن الفائدة المباشرة للمكتب الورقي هي جعل الملفات "عبر الإنترنت". يتم فحص جميع المستندات في الإصدارات الإلكترونية وتخزينها في النظام ، ودعم تنسيقات متعددة مثل PDF و Word. على سبيل المثال ، لا يحتاج نظام إدارة عقود شركتنا الآن إلى إدخال رقم العقد لاسترداد الملف الكامل في غضون 3 ثوانٍ ، وليس هناك حاجة إلى البحث عن الخزانات.

2. البحث الذكي وتحديد المواقع السريعة

أكبر ميزة للملفات الإلكترونية هي أنه يمكن البحث عنها. يمكن أن تبحث وظيفة البحث الكامل للنص في النظام عن طريق الكلمات الرئيسية والتواريخ والمؤلفين والأبعاد الأخرى. في الأسبوع الماضي ، كانت وزارة المالية تبحث عن نموذج للسداد قبل ثلاث سنوات. كان يستخدم وقتًا طويلاً للانتقال عبر الملفات ، ولكن الآن يخرج بعد إدخال "نفقات السفر في عام 2022".

3. التحكم في الإصدار لتجنب الالتباس

الشيء الأكثر خوفًا في المستندات الورقية هو أنه يتم مراجعته باستمرار ، ولا أحد يعرف من لديه أحدث إصدار. سيحفظ نظام المستندات الإلكترونية تلقائيًا الإصدارات التاريخية وتعيين أذونات التعديل. تم الآن مراجعة اقتراح تخطيط قسم التسويق لدينا إلى الإصدار 15 ، ويسجل النظام بوضوح من قام بكل مراجعة ومتى.

4. مكتب المحمول يكسر قيود المساحة

مع نظام بدون ورق ، يمكن للهواتف المحمولة أيضًا الوصول إلى الملفات في أي وقت. في المرة الأخيرة ، طلب مديري اقتباسًا في المطار ، وقمت بتسجيل الدخول إلى النظام مباشرة على هاتفي المحمول لإرساله إليه ، والذي كان أسرع من التسليم السريع. يمكنني التعامل مع جميع الملفات مع جهاز لوحي عندما أسافر ، ويمكنني أن أحزم نصف القدر في حقيبتي.

5. نسخة احتياطية آمنة لمنع الخسارة

يتم نسخ الملفات المهمة تلقائيًا إلى السحابة بعد المسح ، لذلك لا داعي للقلق حتى إذا انهار الكمبيوتر. لقد واجهنا مأساة حيث غمر المكتب وفقدت جميع الملفات الورقية. الآن الملفات الإلكترونية لها نسخ احتياطية ثلاثية ، والتي هي أكثر أمانًا.

6. المكتب الأخضر يقلل من التكاليف

دعونا نقوم ببعض الحسابات: تكلفة ورقة A4 20 يوان لكل حزمة ، وتستخدم الشركة 100 حزمة شهريًا ، أي 24000 يوان سنويًا. المواد الاستهلاكية الطابعة ، وخزائن الإيداع ، ومساحة غرفة الأرشيف هي كلها تكاليف. بعد القيام بهنظام المكتب بدون ورق، يمكن تخفيض هذه النفقات بنسبة 70 ٪ على الأقل ، وهو أيضًا صديق للبيئة.

كشركة مصنعة ومورد محترف ، نحن نقدم منتجات عالية الجودة. إذا كنت مهتمًا بمنتجاتنا أو لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في ذلكاتصل بنا.